Thông tin về mẫu phiếu đóng gói bạn cần biết

Trong kinh doanh thì phiếu đóng gói đã không còn là một khái niệm xa lạ nữa. Và bất cứ công ty kinh doanh hàng hóa nào cũng đều cần tới loại phiếu này!

1. Phiếu đóng gói là gì?

Phiếu đóng gói còn có tên tiếng Anh là Packing List với những tên gọi khác nhau như phiếu chi tiết hàng hóa, bảng kê hàng hóa sản phẩm. Đây là giấy tờ buộc phải có của bộ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan.

Trên mẫu phiếu đóng gói hàng hóa phải thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa người bán đã bán cho người mua, từ đó người mua có cơ sở để đối chiếu và kiểm tra về chất lượng, mã hiệu, số lượng theo đơn đặt hàng. 

Một phiếu đóng gói thông thường sẽ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng hàng nhưng nếu dùng chung mẫu của packing listinvoice thì sẽ thể hiện cả giá trị thực tế của lô hàng.

 

2. Phân loại phiếu đóng gói

Trên thế giới và tại thị trường Việt Nam hiện nay, có 3 mẫu phiếu đóng gói packing list, để phân biệt từng loại, hãy xem tiêu đề mỗi mẫu phiếu.

  • Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Nội dung phiếu ghi chi tiết lô hàng, loại phiếu này thường dùng để người mua và người bán trực tiếp giao dịch.
  • Phiếu đóng gói tập trung (Neutrai packing list): có đặc điểm trên nội dung không có tên người bán hàng.
  • Phiếu đóng gói kèm bản kê và trọng lượng (Packing and Weight): trong phiếu này sẽ có đầy đủ các nội dung về danh sách và trọng lượng hàng hóa.

Tham khảo: Dịch vụ đóng gói hàng hóa giá rẻ tại Đông Phú Tiên

3. Tác dụng của phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói hàng hóa có tác dụng để biết những thông tin cần thiết về hàng hóa, tùy từng loại phiếu sẽ bao gồm những thông tin cơ ban sau:

  • Số lượng và trọng lượng hàng hóa trong thùng container.
  • Số kiện hàng và số pallet cụ thể, số lượng hàng hay kiện hàng nhỏ được đóng vào hộp, thùng.
  • Phương thức dỡ hàng: bằng xe nâng hay bằng tay để bố trí số lượng công nhân bốc dỡ phù hợp.
  • Dự kiến về thời gian dỡ hàng để tính toán số lượng hàng hóa sẽ dỡ trong 1 ngày giúp người mua bố trí nhân lực nhận hàng và diện tích kho bãi phù hợp.

(Ví dụ như container có 20 kiện hàng, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện hàng bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng). 

  • Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm được kiện, bao, pallet chứa đựng hàng hóa.

Tham khảo ngay: Cách đóng gói bao bì sản phẩm tại Đông Phú Tiên

4. Các nội dung chính trong một phiếu đóng gói

Một phiếu đóng gói có các nội dung chính bao gồm:

  • Tiêu đề trên (Header): có các thông tin cơ bản gồm logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax công ty.
  • Seller (người bán): Tên, địa chỉ, điện thoại, fax của đơn vị bán hàng.
  • Số và ngày đóng gói: đây là thông tin qua trọng để giải quyết tranh chấp và truy xuất nguồn gốc.
  • Buyer (Người mua): gồm thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng.
  • Ref No (Số tham chiếu): Gồm những thông tin về số lượng đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến. 
  • Port of Loading: Địa điểm cảng bốc hàng
  • Port of Destination: Địa chỉ cảng đến
  • Vessel Name: Thể hiện số hiệu, chuyến và tên tàu vận chuyển
  • ETD (Estimated Time Delivery): Dự kiến thời gian tàu khởi hành
  • Product (Mô tả hàng hóa): gồm tên hàng, ký hiệu, mã hiệu sản phẩm…
  • Quantity: Số lượng hàng theo mỗi đơn vị
  • Packing: Số lượng kiện, thùng và hộp đóng gói
  • NWT (Net weight): Trọng lượng tịnh của hàng hóa
  • GWT (Gross weight): Trọng lượng tổng kiện hàng (tính cả thùng, hộp, dây buộc…), đây là trọng lượng tương đối để đảm bảo không vượt quá trọng lượng quy định của tàu vận chuyển.
  • Remark (Ghi chú thêm): phần này dành cho người giao hàng chú thích thêm những vấn đề về kiện, thùng hàng (nếu có).
  • Xác nhận của bên bán hàng: được ký, đóng dấu và niêm phong.

Nếu chuyến hàng gồm nhiều container hay có hình thức đóng gói phức tạp thì cần phải cung cấp thêm Detailed Packing List, được hiểu là bảng kê chi tiết và được gửi cùng phiếu đóng gói.

Trong đó, Packing List dùng để kê khai thủ tục hải quan và xem tổng khối lượng, để kiểm tra số lượng thực tế hàng hóa khi bốc dỡ và nhập kho thì phải dùng Detailed Packing List.

Trên mỗi bản kê chi tiết phải thể hiện rõ số lượng hàng hóa của từng kiện, từng pallet, ký và mã hiệu của loại hàng hóa cụ thể và số cont/seal.

Trong trường hợp hàng xuất lẻ hoặc hàng nguyên thùng nhưng quy cách đóng và chủng loại đơn giản thì có thể gộp chung Packing ListCommercial Invoice thành một mẫu để dễ theo dõi.

 

5. Các mẫu phiếu đóng gói thông dụng

Xin giới thiệu một số mẫu phiếu đóng gói hàng hóa thông dụng dùng trong vận đơn bằng container của các hãng tàu như sau.

mẫu phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu đóng gói của công ty tại Việt Nam

 

phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu đóng gói của một công ty Thái Lan
phiếu đóng gói packing list
Phiếu đóng gói hàng hóa của một công ty bên Mỹ

 

phiếu đóng gói
Một mẫu phiếu đóng gói hàng hóa xuất khẩu

Trên đây là những thông tin cơ bản về phiếu đóng gói (Packing List), một loại giấy tờ thiết yếu trong bộ hồ sơ mua bán hàng hóa.

Nếu cần tham khảo hoặc tư vấn thêm thông tin về mẫu phiếu đóng gói packing list, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Mời bạn tham khảo video giới thiệu chi tiết về phiếu đóng gói:

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *